Es gibt keine eine Vorgehensweise bei der Durchführung eine Basisprüfung ITQ. Kundensituationen sind immer etwas anders, Ansprechpartner variieren und alle Auditoren ticken auf ihre eigene Art. Dem zufolge ist das hier keine Arbeitsanweisung, sondern eine Darstellung meiner persönlichen Vorgehensweise um neuen Auditoren eine Orientierung für den Start zu geben und erfahrene Auditoren vielleicht die ein oder andere Idee. Freue mich von euch zu hören was sich bei euch bewährt hat.

  1. Du kennst die zu überprüfende Umgebung noch nicht: frage den Kunden im Rahmen der Terminfindung nach dem Scope bzw. nach der Umgebung. Anzahl der PCs, Server, Standorte usw.
  2. Mache eine kurze Recherche zur Branche des Kunden. Schau welche rechtlichen Vorgaben es in der Branche ggf. gibt auf die zu achten wären.
  3. Rechtschreibprüfung deines Browser aktivieren.
  4. In vielen Fällen betreut der ITQ Partner den Kunden bereits in Sachen IT. Somit ist es häufig möglich viele Fragen der Basisprüfung bereits abzuarbeiten bevor man das vor Ort Interview (Punkt 1.) durchführt. So benötigt man noch weniger Zeit des Kunden um zum Ergebnis zu kommen.
  5. Gemeinsam mit Kunden-Ansprechpartner zusammensetzen und im Interview alle Fragen in auditQ durcharbeiten. Dabei kann ich alle ‚Erfüllt‘ und ‚Nicht Erfüllt‘ Fragen mit wenigen Klicks beantworten. ‚Nicht erfüllt‘ Fragen kann ich dabei direkt auf ‚Frage erledigt‘ setzen somit sind diese mit dem grünen Haken versehen und ich muss sie nicht weiter beachten. Bei ‚Erfüllt‘ gebe ich mich nicht zwingend mit der Aussage meines Interview Partners zufrieden, ich möchte Belege sehen. Hierzu Frage ich nach verfügbaren Belegen und vermerke mir diese im Feld ‚Bemerkung‘ ohne den Haken bei ‚im Bericht ausgeben‘ zu setzen. Bei ‚Teilweise erfüllt‘ die gleiche Vorgehensweise wie bei ‚Erfüllt‘.
  6. Nun ziehe ich mich etwa 1 -2 Stunden zurück und erstelle mir aus meinen Bemerkungen eine Übersicht der Dinge die ich mir vom Kunden zeigen lassen möchte (Belege).
  7. Je nach Kunden, Umfang und Art der Themen haben sich folgende Vorgehen bewährt. Mir vor Ort vom Kunden Teile oder alles am System Live zeigen zu lassen, bzw. Begehungen durchzuführen. Dem Kunden eine Liste der im Interview erwähnten Unterlagen, Dokumentationen zusenden mit der Bitte diese zeitnah zur Prüfung zusammenzutragen bzw. zur Verfügung zu stellen. Die Prüfung der Unterlagen ist dann vor Ort aber auch aus dem eigenen Büro gut möglich.
  8. Basisprüfung erneut durcharbeiten und alle noch nicht als erledigt markierten Fragen anhand der Unterlagen bzw. Begehung beantworten.
  9. Bericht erstellen und prüfen

Tipps:

  • Mach viele Foto’s. Sie werten zum einen den Bericht auf, sind häufig die besten Belege für einen Status (bspw. Serverraum) und erinnern dich beim Abschließen einer Prüfung nochmal an das ein oder andere.
  • Um die Ausgabentexte von ‚Teilweise Erfüllt‘ schnell auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen, ziehe dir Ideen aus dem Fragentext. Mir fällt es immer leicht aus dem Beispieltext + Fragen text + Aussage des Kunden bzw. Ist-Situation den Ausgabetext anzupassen.

Mit freundlichem Gruß

Martin Hausmann | Produkt-Manager